Conociendo a Acces!!!

La pantalla inicial de Access

Al comenzar Access aparecerá una pantalla inicial donde podremos ver sus componentes.

Barra de título: dentro de los elementos encontraremos la barra de título y en la parte superior derecho se encuentran los botones que sirven para minimizar, maximizar, restaurar y cerrar.

Barra de acceso rápido: en esta se encuentran las operaciones más habituales de Access como guardar, imprimir, deshacer.

En esta barra se puede añadir los botones que el usuario desee, para eso, hacer clic sobre la flecha de desplegable de la derecha y aparecerán los comandos más utilizados.

Cuando pulsamos en más comandos se abre un cuadro de dialogo que nos podrá decir si podemos añadir otras acciones.

Barra de opciones: aquí todas las opciones son agrupadas en pestañas por ejemplo cuando le damos clic en crear veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que posee Access, las pestañas pueden ir cambiando según las opciones que se necesite.

El botón de Office: en la parte superior izquierda del botón de office se mostrarán  las opciones  abrir, guardar.

Comandos inmediatos: se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual. O también, al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir.

Opción con otro menú desplegable: se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Colocando el ratón en ese triángulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opción Administrar para acceder a las opciones de administración de la base de datos.

¿COMO CREAR UNA TABLA?

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Antes de crear tablas, se debe examinar cuidadosamente sus requisitos y diseñar la base de datos que se necesita.

¿Cómo crear una tabla de datos en vista de diseño? 

Se debe determinar la estructura de la tabla, definir las distintas columnas que tendrá la tabla, y otros aspectos como la clave principal.

Para llegar más rápido a la vista de diseño es seleccionar la vista en la pestaña Hoja de datos, aparecerá la vista del diseño de la tabla a crear, en la pestaña aparecerá el nombre de la tabla - si aun no se ha guardado aparecerá por defecto Tabla 1 como nombre de la tabla, se deben definir las columnas que se deseen para la tabla (se utiliza una línea para cada columna, llamadas rejillas, en la primera se define la primer columna de la tabla y así sucesivamente), en la primera fila se debe escribir el nombre del primer campo, al pulsar enter pasamos al tipo de datos, por defecto de access nos pone Texto como tipo de dato. Si deseamos cambiar de tipo de datos, se debe hacer clic sobre la fecha de desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

Para guardar una tabla se debe ir al botón de office y elegir la opción Guardar.

Cerrar una tabla

Para poder cerrar una tabla primero debemos hacer clic derecho en el nombre de la tabla y seleccionar cerrar en el menú emergente, o sobre el botón cerrar que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel que la pestaña 

BASE DE DATOS

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCDB para que la PC las reconozca como tal.

Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.

Crear una nueva base de datos:

Hacer clic en la opción Nuevo de la pestaña Archivo. Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opción Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque también podríamos partir de una base existente o de una plantilla.

Se elija la opción que se elija, un poco más a la derecha se verá un panel con una vista previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicación de la nueva base de datos. Esto es así porque, al contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando esté lista.

El archivo por defecto se guardará en Mis Documentos. O se deberá utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo para elegir la carpeta en que se desee guardar la base de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo se debe escribir el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y se volverá a la pantalla anterior.

Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.  Automáticamente se creará la nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB.

Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que se pueda empezar a rellenar los datos.

Una tabla entonces, es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.

Al observar esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde donde se pueden seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. 

De entrada sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto. 

Se puede ocultar el panel haciendo clic en el botón Ocultar.

Desplegando la cabecera del panel se puede seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.

Es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser clientes o pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección...

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro.

VISTA HOJA DE DATOS

Se utiliza normalmente para editar los datos que contiene la tabla, aunque también podemos modificar su diseño.

Para abrir la tabla en esta vista:

Si la tabla no está abierta, desde el Panel de Navegación hacer doble clic sobre el nombre de la tabla. O bien hacer clic derecho sobre la tabla y seleccionar la opción abrir en el menú contextual.

Si tenemos la tabla abierta, pero en Vista Diseño, desde la pestaña Diseño o Inicio > grupo Vista > botón Ver, cambiaremos la vista.

También desde el botón de la barra de estado.

A la derecha de las columnas que hayamos creado veremos una columna llamada Agregar nuevo campo.

Si hacemos clic sobre el encabezado, se desplegará un menú que nos permitirá elegir el tipo de datos que contendrá la nueva columna (o campo). Al pulsar sobre el que nos interese, se insertará automáticamente en la tabla.

El encabezado del nuevo campo contendrá un nombre por defecto: Campo1. Si se insertan otros se llamarán Campo2, Campo3, etc. Para darle un nombre a los campos se debe seleccionar el encabezado con un doble clic y borrar el texto Campo1, para a continuación escribir el nuevo nombre. Al finalizar, pulsar enter para que se guarde.

Otra forma de cambiar el nombre es hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el encabezado y seleccionar la opción Cambiar nombre de campo en el menú contextual.

También desde el menú contextual podremos Eliminar campo, si queremos deshacernos

de una determinada columna.

Estas opciones pueden venir bien en un momento dado, si estamos modificando el contenido de la tabla y se desea realizar un pequeño cambio en su diseño, pero es recomendable realizar los cambios de diseño en la Vista Diseño, ya que dispone de un mayor control de la edición.

VISTA DISEÑO

Una vez seleccionada una tabla, para acceder a esta opción, se debe hacer clic con el botón derecho del ratón sobre su título y seleccionar  Vista Diseño, también podemos hacer clic en el botón Vista Diseño, de la Barra de estado, o elegir la opción Vista Diseño dentro de la opción Ver, en el grupo Vistas, dentro de la Ficha Inicio.

Estructura de campos

Podemos utilizar la Vista Diseño para examinar la estructura de la tabla: los campos que contiene la tabla y los tipos de datos y propiedades de esos campos. Al hacer clic en cualquier parte en la Vista Diseño, el texto del panel inferior derecho cambia para describir el elemento seleccionado en ese momento.

La cuadrícula superior de la ventana Vista Diseño, enumera todos los campos de la tabla, sus tipos de datos y una descripción opcional del campo. Las fichas en la parte inferior del formulario muestran otras propiedades del campo seleccionado en la cuadrícula.

Para ver los detalles de otro campo, se debe hacer clic en la fila de la cuadrícula en la que se encuentra. La información que muestran las fichas cambia para mostrar las propiedades del campo recién seleccionado. La columna más a la izquierda de la cuadrícula, en la parte superior de la Vista Diseño, muestra un cuadro de color para la fila del campo seleccionado en ese momento.

Propiedades de los campos

Solapa general: las pestañas en la parte inferior de la Vista Diseño son General y Búsqueda, y se encuentran dentro de las Propiedades del campo. 

Al pulsar la tecla F6 o se situa el cursor sobre el cuadro inferior del panel llamado Propiedades del campo, se pueden establecer las propiedades correspondientes al campo que se está creando. Pulsando de nuevo la tecla F6, se vuelve de nuevo a la fila correspondiente al campo que se está creando. La pestaña General contiene distintas propiedades de un campo.

Solapa búsqueda: la pestaña Búsqueda se utiliza para determinar si el campo está relacionado con otra tabla de la base de datos. Si es el caso, la información de la pestaña Búsqueda describe cómo se introducen los datos del campo, siempre que este campo aparece en un formulario o en la Vista Hoja de datos.

TIPOS DE DATOS

A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.

Los diferentes tipos de datos son:

Texto: cuando en el campo se va a introducir texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres.

Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.

Numérico: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.

Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

Moneda: para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonuméricos no se pueden actualizar.

Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios).

Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control.

Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.

Subdirección: posición dentro del archivo o página.

Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.

PROPIEDADES DE LOS DATOS

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo.

Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseño de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo.

Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.

Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe.

Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumérico.

Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:

Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.

Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €.

Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.

Fijo: presenta los valores sin separador de millares.

Estándar: presenta los valores con separador de millares.

Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).

Científico: presenta el número con notación científica.

Tamaño del campo: para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.

Para los campos Numérico, las opciones son:

Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.

Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.

Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.

Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.

Id. de réplica: se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

Decimal: para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb)

Los campos Autonuméricos son Entero largo.

A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.

Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.

Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00.

El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999.

Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.

Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.

Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.

Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.

Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.

Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaña Búsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuación.

Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendrían que crear formatos personalizados.

Lugares decimales: esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Número o Moneda.

Máscara de entrada: se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir.

Título: se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo. Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.

INSERTAR UNA IMAGEN

Cuando en una tabla de una base de datos de Access queremos insertar imágenes correspondientes a cada uno de los registros (por ejemplo las fotos de los empleados en una tabla de Empleados o bien las fotos de cada uno de los artículos en una gran tabla de Artículos, se define en la estructura de la tabla un campo de tipo Objeto OLE para albergar dichas imágenes.

Si cada archivo de imagen ocupa unos cuantos bytes o kbytes (dependiendo de la resolución y calidad de la imagen),  el aumento de tamaño de la tabla y en consecuencia de la base de datos es desproporcionado.

IMAGEN Y MARCO DEL OBJETO

Para mostrar imágenes (u otro tipo de objetos) en un formulario o informe de Access se deben usar  los controles Imagen, Marco de objeto independiente y Marco de objeto dependiente.

Primero que nada deberemos saber que una imagen no es más que un tipo de objeto que se ha creado en otra aplicación y que más tarde utilizaremos en Microsoft Access. De este mismo modo, Access permite la visualización de otros tipos de documentos (como archivos de Excel, Word, PowerPoint, PDF's, etc.) y su inclusión en un formulario o informe.

Por tanto, Access permite mostrar este tipo de información en nuestros documentos de una forma muy sencilla.

El control Imagen  va a servir para mostrar imágenes. Para ello sólo se deberá seleccionar el control imagen en la pestaña Diseño y dibujarlo sobre el formulario o informe. En este momento se abrirá un cuadro de diálogo donde se debe seleccionar la imagen que se quiera mostrar. La imagen estará lista para utilizarse en el formulario o informe.

Una vez tenemos el control Imagen listo en el documento podremos acceder a sus propiedades.

Imagen: Aquí deberá indicarse la ruta de la imagen en nuestro disco duro. En un principio se visualizará la ruta de la imagen elegida en el paso anterior.

Modo de cambiar el tamaño: En esta propiedad se puede elegir entre tres opciones, Recortar, Extender y Zoom.

Si se selecciona la opción Recortar sólo se mostrará un trozo de la imagen que estará limitado por el tamaño del control Imagen. Si hacemos más grande el control se mostrará más parte de la imagen.

Seleccionando la opción Extender hará que la imagen se muestre completa dentro del espacio delimitado por el control. Esta opción deforma la imagen para que tome exactamente las dimensiones del control.

Con la opción Zoom podremos visualizar la imagen completa y con sus proporciones originales. El tamaño de la imagen se verá reducido o aumentado para que quepa dentro del control.

Distribución de la imagen: esta propiedad nos permitirá escoger la alineación de la imagen dentro del control. Puede tomar los valores Esquina superior izquierda, Esquina superior derecha, Centro, Esquina inferior izquierda o Esquina inferior derecha.

Esta opción es más útil cuando mostramos la imagen en modo Recortar.

Mosaico de imágenes: se puede tomar los valores Sí y No. En el modo Zoom  se puede utilizar esta opción para que se rellenen los espacios vacíos que se crean al ajustar la imagen con copias de esta.

Dirección de hipervínculo: se puede incluir una dirección a un archivo o página web para que se abra al hacer clic sobre el control.

Imagen: Tipo de imagen: puede ser Incrustado o Vinculado. Seleccionando un tipo u otro decidiremos si Access almacenará el objeto dentro del archivo de la base de datos o simplemente lo vinculará y la imagen deberá existir siempre en un archivo externo de imagen.

En otras palabras, un archivo incrustado forma parte del archivo de la base de datos y por tanto los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejarán únicamente en el archivo en la base de datos.

Un archivo vinculado se enlaza al archivo de la base de datos y no forma parte de ella. Si modificamos el archivo de imagen que corresponde al objeto vinculado, cuando abras la base de datos la imagen se actualizará y mostrará los cambios realizados.

LA CLAVE PRINCIPAL

Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa.

Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en términos simples, es la clave principal de otra tabla.

Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño:

Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.

Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

IMPORTAR ¿Cómo crear una tabla de datos desde un xls

Realizar la importación de los datos de una hoja de un libro de Microsoft Excel a una tabla de una base de datos Microsoft Access, todo ello de forma automática usando el asistente de importación de Microsoft Access.

En primer lugar abriremos Microsoft Access, en nuestro caso la versión 2007, aunque para el resto de versiones el proceso es similar. Pulsaremos en "Nueva base de datos en blanco", introduciremos la ruta y el nombre de la carpeta donde se guardará el fichero Access accdb, en nuestro caso "Dominios AjpdSoft.accdb" y pulsaremos "Crear".

Desde la ficha "Datos externos", pulsaremos en "Excel" (Importar a una hoja de cálculo de Excel: importa o vincula datos de un archivo de Microsoft Office Excel).

Se iniciará el asistente para obtener datos externos de Microsoft Access, en "Nombre de archivo" pulsaremos en "Examinar" para seleccionar el archivo Microsoft Office Excel origen:

Seleccionaremos el fichero Microsoft Office Excel que contiene los datos CSV que importamos en este paso, en nuestro caso "Dominios.xlsx":

Podremos elegir el tipo de importación a realizar: en nuestro caso, puesto que es una base de datos nueva y puesto que no queremos vincular el contenido sino importarlo y usar los datos en Access seleccionaremos "Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual".

Seleccionaremos la hoja del libro de Excel que contiene los datos a Importar, en nuestro caso "Dominios_AjpdSoft", marcando la opción "Mostrar hojas de trabajo". Pulsaremos "Siguiente" para continuar.

Marcaremos la opción "Primera fila contiene encabezados de columna" si en la hoja de Excel hemos añadido encabezados a las columnas, en caso contrario no la marcaremos y pulsaremos "Siguiente".

A continuación el asistente para importación de hojas de cálculo nos permitirá seleccionar el tipo de datos Access para cada columna (campo) de Excel. Por ejemplo, seleccionando la columna "nombre" podremos indicar los siguientes datos para el campo que se creará en la tabla de Access:

Nombre de campo, Indexado, no, no se creará índice para este campo, sí (Con duplicados),

Sí (Sin duplicados), Tipo de dato, No importar el campo (Saltar).

Realizaremos el proceso de seleccionar el tipo de datos para todos los campos de la hoja de cálculo Excel. En el ejemplo, crearemos un índice sin duplicados para el campo "web".

Podremos crear una clave principal para la tabla que se importará. Es recomendable que todas las tablas tengan una clave primaria.

Por último, para que el proceso finalice y se inicie la importación, introduciremos el nombre de la tabla de Access que se creará con los datos importados de Excel y pulsaremos "Finalizar". Si queremos que se inicie el asistente para analizar la estructura de la tabla marcaremos la opción "Desearía que el asistente analizara la estructura de la tabla después de importar los datos":

Por último, el asistente de Microsoft Office Access para obtener datos externos nos permitirá guardar los pasos de la importación para futuras importaciones. Para ello marcaremos el check "Guardar pasos de importación" y en "Guardar como" introduciremos un nombre descriptivo. Pulsaremos en "Guardar importación"

Tras la importación, desde Microsoft Office Access, podremos acceder a los datos importados, tanto al diseño de la tabla que el asistente habrá creado:

INFORMES

Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe del total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.

Un informe es un objeto de base de datos que resulta útil para presentar la información de la base de datos con alguno de los siguientes propósitos:

Mostrar o distribuir un resumen de los datos.

Archivar instantáneas de los datos.

Aportar detalles sobre un registro concreto.

Crear etiquetas.

Opciones para crear un informe:
Clic en el botón de la herramienta que quiera usar. Si aparece un asistente, siga los pasos y haga clic en Finalizar en la última página.

Access muestra el informe en la vista Presentación.

Aplique formato al informe hasta obtener el aspecto deseado:

Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y arrastre los bordes hasta que alcancen el tamaño deseado.

Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está presente) y, a continuación, arrástrelo a la nueva ubicación.

Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos del menú contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, así como para realizar otras tareas de formato.

Además, se pueden usar las características descritas en las siguientes secciones para hacer que el informe sea más atractivo y legible.

Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales: La forma más rápida de agregar agrupaciones, ordenaciones o totales a una base de datos de escritorio es hacer clic con el botón secundario en el campo en el que se va a aplicar el grupo, orden o total y, después, hacer clic en el comando correspondiente en el menú contextual.

También se pueden agregar agrupaciones, ordenaciones o totales mediante el panel Agrupación, orden y total, cuando el informe se abre en vista Presentación o en vista Diseño:

Si el panel Agrupación, orden y total no está abierto todavía, en el grupo Agrupación y totales de la pestaña Diseño, haga clic en Agrupar y ordenar.

Haga clic en Agregar un grupo o Agregar un orden y, a continuación, seleccione el campo en el que desea agrupar u ordenar.

Haga clic en Más en una línea de ordenación o agrupación para establecer más opciones y agregar totales.

¿COMO CREAR UN INFORME CON ASISTENTE PARA INFORME?:

En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el botón Botón Asistente para informe.

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.

A continuación seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botón > o simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón >  y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón >> o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón <<.

Luego, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente página.

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo.

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones Botón para cambiar la prioridad de los campos, la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.

Con el botón Botón Opciones de agrupamiento... podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo

La distribución de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con esa distribución.

En el cuadro Orientación podemos elegir entre impresión Vertical u Horizontal (apaisado).

Con la opción Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página, se supone que el asistente generará los campos tal como lo dice la opción.

el asistente nos pregunta el título del informe, este título también será el nombre asignado al informe.

Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:

Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresión o bien,

Modificar el diseño del informe, si seleccionamos esta opción aparecerá la ventana Diseño de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

¿Cómo diseñar y modificar?

Microsoft Office Access 2007 tiene dos vistas que se pueden utilizar para realizar cambios en el informe: la vista Presentación y la vista Diseño. La elección de la vista que se va a utilizar depende de la tarea específica que se va a llevar a cabo. Asimismo se pueden utilizar ambas vistas para realizar los cambios.

Modificar informes en la vista Presentación

Algunas de las modificaciones de informes más habituales que se pueden realizar en la vista Diseño son:

Cambiar el ancho de columna o campo

Cambiar el alto de fila o campo

Agregar un campo

Descripción de los diseños de controles

Eliminar un campo o una columna

Cambiar la configuración de la página

Cambiar el formato de un campo

Enlazar un cuadro de texto a un campo diferente (cambiar el origen del control de un control)

Cambiar el origen de registros del informe

Ajustar texto en un campo

Agregar líneas de división

Agregar o modificar un logotipo u otra imagen

Agregar o editar el título de un informe

Agregar números de página, la fecha actual o la hora actual

Modificar informes en la vista Diseño

Hay veces que no se pueden realizar determinadas modificaciones del informe en la vista Presentación y, en ese caso, hay que utilizar la vista Diseño.

Agregar números de línea, Crear un encabezado de grupo para que aparezca en la parte superior de las páginas, Abrir un subinforme en su propia ventana de la Vista Diseño.

FUENTES:

WEBGRAFIA:

SITIO: OFFICE: SOPORTE

URL:http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/agregar-establecer-cambiar-o-quitar-la-clave-principal-HA010014099.aspx

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