Ciclo de vida de los datos

En este ejemplo describiremos como se desarrolla el ciclo de un conjunto de datos en una organización pública (Secretaría de Cultura Municipal), más precisamente, detallaremos el ciclo de los datos de una solicitud de sala.

La captación de los datos es realizada y formalizada a través de notas que realizan y presentan en esta organización quienes solicitan una sala.

En la evaluación del conjunto de datos de una nota de solicitud de sala es necesario que en estén presentes espacio solicitado, horario de ingreso y salida de la sala, fecha, actividad a realizar, y datos personales del solicitante (nombre, apellido, teléfono). Con lo observación de este conjunto de datos se evalúa la posibilidad de ceder el espacio que se solicita. Si existe la disponibilidad de la sala el dato se almacena en el sistema de gestión Agenda Eventos, si no es posible disponer de la sala solicitada el conjunto de datos se archiva en bibliorato y queda registro asimismo en un libro de entradas (el conjunto de datos no se destruye, sino que se descarta su ingreso a la Agenda Eventos).

Proceso sobre el conjunto de datos: el conjunto de datos contenidos en una nota que ingresa a esta organización se analiza y sintetiza, decimos se sintetiza, porque se extrae de la nota  aquellos datos que el sistema de gestión estandariza, esta estandarización, a través de los ingresos de solicitudes de sala al sistema, origina una información de parámetros comparables.

Tipos de informes que se pueden originar:

Periódico: el sistema permite obtener los informes mensuales y estacionales previstos por la particularidad de cada espacio.

De datos críticos: actualmente se pudo controlar y prever que no ocurran la superposición de actividades no compatibles (por ejemplo en salas de un mismo espacio cultural)  y el exceso de actividades (teniendo en cuenta entre otras cosas el RRHH que debe afectarse). Esto se debió ante la alta demanda de salas culturales municipales, generada por la reprogramación de actividades que se encontraban programadas en espacios administrados por el Ministerio de Cultura y Comunicación de la Provincia, esto es, Centro de Convenciones Vieja Usina y Casa de la Cultura, ante la Cumbre de Presidentes del MERCOSUR que se realizará en Paraná. Este caso extraordinario, se suma a las dificultades estacionales de los finales de años, en los cuales ya normalmente muchas actividades están programadas en los espacios culturales.

Al instante: el sistema permite al instante generar un informe (reporte) con iguales variables de información en cualquier momento y de cualquier intervalo de tiempo. Pudiendo visibilizar la ocupación de las salas en cualquier momento y de cualquier intervalo.

De excepción: ante reclamos de empleados, por excesos de horas trabajadas, puede emitirse un informe de excepción, a fin de tomar decisiones ante esta situación.

Efectos positivos de los sistemas de información informatizados: obtención de información actualizada al instante, consolidación de la información, manipulación de intervalos de tiempos distintos a los convencionales, al estandarizarse la información se pueden realizar comparaciones validas, si la información es precisa y actualizada permite una toma de decisiones mejor. 

Efectos negativos: necesidad imprescindible del uso de una computadora, en muchos casos también de internet, adaptación del personal, capacitación periódica, la actualización de la información depende de la capacitación y buena realización de esta tarea por parte del RRHH.